Para crear un usuario realice los siguientes pasos:
Ingrese al portal
De clic en el menú: Archivo_Fisico/ Creación Contratos
Se mostrará la siguiente pantalla
Llene los siguientes campos
Nombre Contrato: Nombre del contrato, empezando por el tipo de producto guion (-) Área al que se le asigna el contrato y las siglas del proyecto entre ().
Ejemplo: Caja Cerrada-Contabilidad (CC).
- Descripción: Nombre del contrato empezando por el nombre del cliente guion (-) productos guion (-) proceso.
Ejemplo: Circulo de Crédito-Guarda-Caja Cerrada.
- Cliente: Seleccionar el cliente que está solicitando el contrato
- Proceso: Seleccionar el tipo de Proceso
- Producto: Seleccionar el tipo de Producto
- Retención: Seleccione el tipo de Retención
- Duración Días de Prestamos 1: Son los días en los que las cajas o expedientes se quedan en préstamo.
- Duración Días de Prestamos 2: Son los días en los que las cajas o expedientes se quedan en préstamo.
Nota: Los días de Préstamo depende del requerimiento del cliente.
- Al finalizar de clic en el botón Buscar para crear el Contrato
Definición de productos
Dependiendo de las necesidades del cliente es el producto que tendrá el Contrato.
Definición
Caja cerrada Consiste en el resguardo de una caja que fue cerrada y sellada por el cliente. La caja se guarda y se saca sellada, no se puede hacer entrega parcial del contenido de la caja.
Caja abierta sin captura detalle: Consiste en el resguardo de una caja que no es cerrada y sellada por el cliente. El cliente no contrata la captura de detalle del contenido por lo que la búsqueda de contenidos no está asegurada.
Caja abierta con captura a detalle: Consiste en el resguardo de una caja que no fue cerrada por el cliente pero que al momento de recibirse es revisada por el personal de Digipro. A cada expediente se le pega una etiqueta para identificarlo y se captura su detalle. El cliente puede buscar y solicitar una caja completa o buscar y solicitar un expediente. Caja abierta con pre captura: Consiste en el resguardo de una caja que no fue cerrada por el cliente pero que es revisada por el personal de Digipro y su contenido contrastado contra un archivo que el cliente entrega con el detalle de los expedientes de la caja. Para ello se coloca un código de barras a cada expediente y se lee junto con el código de barras propio del expediente que forma parte de los índices en el archivo. El cliente puede buscar y solicitar una caja completa o buscar y solicitar un expediente.
Definición de procesos
Dependiendo del servicio es el proceso que se tomara
Definición
Guarda: El servicio de guarda consiste en asignarle a una caja su ubicación física en el almacén, adherirle una etiqueta indicando su ubicación.
Captura y/o verificación: Consiste en etiquetar cada expediente individualmente y capturar el detalle o verificar que el detalle coincida con la información enviada por el cliente en forma digital.
Digitalización: Consiste en digitalizar, etiquetar, indexar y publicar en I&D Portal las imágenes de los expedientes que se reciben en una caja.
Tipos de retención
Dependiendo del Cliente será el tipo de Retención
- Conservar
- Destruir
- Transferencia Primaria
- Transferencia Secundaria