6147 – Gobierno

El Gobierno de Tecnologías de la Información (TI) en un sistema de gestión de documentos se refiere a la aplicación de políticas, procesos y controles para garantizar que la tecnología de la información se utilice de manera efectiva y alineada con los objetivos y las necesidades de la organización en el ámbito de la gestión documental. Algunas de sus principales funciones son:

1. Definición de políticas y estándares: Establecer políticas y estándares claros relacionados con la gestión de documentos digitales, incluyendo requisitos de seguridad, privacidad, retención, acceso y calidad de los datos.
2. Gestión del ciclo de vida de los documentos: Establecer procesos y procedimientos para gestionar el ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación hasta su archivo o eliminación, asegurando la integridad y la disponibilidad de la información en todo momento.
3. Control de acceso y seguridad: Implementar medidas de seguridad para proteger los documentos sensibles y restringir el acceso no autorizado a la información, mediante la gestión de permisos, la encriptación de datos y la monitorización de actividades.
4. Cumplimiento normativo: Garantizar el cumplimiento de las regulaciones y normativas aplicables en materia de gestión de documentos digitales, como la protección de datos personales, la conservación de registros y la auditoría de procesos.
5. Capacitación y concienciación: Proporcionar formación y concienciación a los usuarios sobre las políticas, procedimientos y mejores prácticas relacionadas con la gestión de documentos, fomentando una cultura de cumplimiento y responsabilidad.
6. Evaluación de riesgos y continuidad del negocio: Identificar y evaluar los riesgos asociados con la gestión de documentos digitales, y establecer planes de contingencia y recuperación para garantizar la disponibilidad y la integridad de la información en situaciones de emergencia.
7. Mejora continua: Realizar evaluaciones periódicas del sistema de gestión de documentos para identificar áreas de mejora, implementar cambios y optimizar los procesos en función de las necesidades cambiantes de la organización y los avances tecnológicos.

En resumen, el Gobierno de TI en un sistema de gestión de documentos se centra en establecer y mantener un marco de trabajo que garantice el uso efectivo, seguro y responsable de la tecnología de la información para gestionar la información documental de la organización.