Introducción
El presente manual forma parte del conjunto de instrumentos metodológicos a ser utilizados y nos guiará en el uso del programa que se administra en las partes que lo conforman.
El manual proporciona instrucciones que facilitarán el proceso de gestión de los controles documentales de Digipro.
Actores
- Elaborador del documento (maker), dueño de la gestión
- Gestor Documental
- Jefe de área (checker)
Gestión de control documental
Publicación de nuevo documento
Acción:
Creación de un nuevo documento
Captura los metadatos:
Todos los metadatos son Obligatorios por lo que se deben capturar al crear un nuevo documento de Control Documental.
Objetivo: Publicación de un nuevo documento, el cual debe estar autorizado por el Responsable de la ISO27001, dicho control debe estar registrado en los catálogos de “Control”
Pasos: Ingresar a la url https://cloud.digipromovil.com:8080/IDPortal, ingresar usuario y contraseña para acceder al sistema.
Una vez dentro del IDPortal, ir al Menú Normatividad Digitalización “Nuevo Expediente”
La aplicación cargará la lista de los tipos de expediente que tiene privilegios:
Se selecciona la opción Control Documental.
Se muestra la ventana de digitalización de documentos WebScan.
Nota: el webscan funciona a través de servicio “DocScan” que debe estar instalado previamente en el equipo de cómputo digitalizador.
Dentro de la página del webscan debe Seleccionamos la opción importar un documento.
Se selecciona los archivos que se desean cargar y se oprime el botón Abrir.
Tipificar cada uno de los documentos seleccionando el tipo de documento importado
| Nota: Los tipos de documento se muestran en jerarquía, en este caso el tipo de documento padre es el de ‘Documento’ y es necesario que haya un documento padre para poder guardar el expediente. |
- Captura de metadatos de los documentos
Se ingresan los datos solicitados del documento en cuestión, donde los siguientes metadatos son Obligatorios.
Requerimiento:
- Apartado = Es el apartado al que pertenece la norma que corresponde al requerimiento
- Control= Es el tipo de control al que pertenece el requerimiento
- Título= Es el título del documento que se agrega
- Control= Breve descripción sobre el documento que se agrega
- Área= Es el área a la que pertenece el control documental.
- Responsable = Es la persona encargada del control documental quien debe encargarse del documento
- Versión = Es la versión del documento
Una vez que se han tipificado todos los documentos, se presiona el botón ‘Finalizar’.
Autorización del documento
Acción: Revisión del formato del documento y autorización de la nueva visión del documento
El documento debe ser revisado según los estándares documentales
- Fuente tipográfica
- Código del documento
- Versión del documento
- Color de la etiqueta
- Índice y total de paginas
2.- Generar el documento con la Nueva versión
3.- Generar el documento en PDF y aprobarlo con la firma autógrafa digital
4.-Al finalizar: el documento se envía al creador del documento para la firma autógrafa digital.
Rechazo: en caso de requerir un cambio mayor en el documento se rechaza al Elaborador para su corrección.
Los expedientes en estado: Esperando Gestor Documental se podrán tomar desde la bandeja de trabajo o desde la consulta de control documental.
Para la revisión de los documentos se debe Guardar el documento principal, el cual es editable
Cambiar la versión del documento según el control de cambios
Guardar el documento con la nueva versión y reemplazarlo en el IDPORTAL
Cambiar la versión del documento en la sección de Edición de Metadatos
Del documento con nueva versión, generar el archivo PDF y proceder a Firmar digitalmente en la sección de Elaboración.
Y autorizarlo para envío a Firma del Elaborador
En caso de requerir corrección mayor, el expediente se rechazará al Elaborador
Firma del documento
Acción: Firma autógrafa digital
El documento debe ser Firmado digitalmente y enviarlo al Jefe inmediato para la autorización
Los expedientes en el estado “Esperando Firma del Elaborador”
Estarán en la bandeja de tareas para que sean reservados por el elaborador
Reservar el expediente:
También puede buscar el expediente en la siguiente consulta y reservar el expediente
Nota: en caso de tener el expediente reservado, es decir en el estado: “En Firma de Elaborador” puede ser tomado de la bandeja de inicio en la sección: Tareas en proceso.
Descarga del documento Anexo (PDF)
Firmar en la sección de Elaborador
Reemplazar el documento firmado
Y enviar el documento al Jefe inmediato para su revisión y firma
Revisión administrativa o tecnologías
Acción: Revisión del documento, Firma autógrafa digital y autorización
El jefe (checker) del gestor documental debe
- Revisar
- firmar digitalmente
- Autorizar
- y publicar la nueva versión oficial del control para entrar en vigor
Rechazo: en caso de necesitar un cambio mayor al documento se rechazará para la corrección por parte del Elaborador del documento.
Los documentos en el estado “Esperando Revisión de Finanzas y Admin (checker)” ó “Esperando Revisión TI”
estarán en la bandeja de inicio para que sean reservados por el elaborador
También puede buscar el expediente en la siguiente consulta y reservar el expediente
Nota: en caso de tener el expediente reservado, es decir en el estado: “En Revisión Finanzas y Admin/En Revisión TI” puede ser tomado de la bandeja de inicio en la sección: Tareas en proceso
Y solo por el usuario que lo reservo lo podrá tomar.
Descarga del documento Anexo (PDF)
Firmar en la sección de Elaborador
Cerrar el documento PDF, esto es: dando click al ckeck Bloquear el documento tras la firma. Y guardar el documento localmente.
Reemplazar el documento firmado
Y enviar el documento autorizado para entrada en Vigor de manera inmediata.
En caso de ser rechazado el documento se regresará al elaborador para su corrección Mayor e iniciar la recopilación de las firmas.
Corrección mayor
Acción: Revisión del documento, Firma autógrafa digital y autorización
Corrección del documento rechazado por:
- Gestor documental
- Jefe de área
| Nota: en este caso el documento debe volver al Gestor documental para su revisión e iniciar la gestión de Firmas |
Los documentos en el estado “Esperando Corrección Mayor”
También puede buscar el expediente en la siguiente consulta y reservar el expediente
Nota: en caso de tener el expediente reservado, es decir en el estado: “En Corrección Mayor” puede ser tomado de la bandeja de inicio en la sección: Tareas en proceso.
Y solo por el usuario que lo reservo lo podrá tomar.
Despues del la corrección debe reemplazar el documento a traves del webscan
Se puede enviar a cancelación.
Despues de corregir el documento se regresara al gestor documental para volver a revisar el documento e iniciar el proceso de firmas.
Documento publicado
Acción: Generar nueva versión del documento
En este proceso el expediente queda listo para:
- Ser consultado para la gestión del control
- Sondeo de la fecha de vigencia
- Generar nueva versión del control documental
Para la consulta del expediente solo basta con dirigirse al menú:
Es necesario reservar el expediente, el cual debe estar en el estado:
- Documento Publicado
- Esperando recuperación vigencia
Nota: en caso de tener el expediente reservado, es decir en el estado: “En revisión para nueva Versión” puede ser tomado de la bandeja de inicio en la sección: Tareas en proceso.
Y solo por el usuario que lo reservo lo podrá tomar.
Con la nueva versión del documento, se debe reemplazar el documento principal.
Y enviar el expediente a revisar Nueva versión al Gestor Documental:
Documento vencido
Acción: Generar nueva versión del documento
En este proceso el expediente ya caduco, según la fecha de Vigencia: Generar nueva versión del control documental
| Nota: Esta bandeja es prioritaria atender ya que al tener varios avisos anticipados al vencimiento del correo y NO se atendidos, el expediente queda en estado de Alerta para el cambio de versión. |
Los expedientes en estado Esperando recuperación vigencia se verán en la bandeja de trabajo.
O puede ser consultado desde el siguiente menú:
Es necesario reservar el expediente:
- Esperando recuperación vigencia
Recuperar el expediente
| Nota: Desde el proceso de Recuperación Vigencia se deberá envía a la bandeja de Documento Publicado para generar la nueva versión Punto: 3.6 |
Anexos
Flujo documental
El flujo de control documental configurado es la ver. 3.0 se muestra en este documento para su guía
Firma del documento
| Al terminar la firma, el documento se debe guardar localmente en el equipo donde se firmo y reemplazar el documento ANEXO en el IDPortal. |
Notificación por correo electrónico
