Introducción
El presente manual forma parte del conjunto de instrumentos metodológicos a ser utilizados y nos guiará en el uso del Reconocimiento de Formas.
El manual de Reconocimiento de Formas proporciona instrucciones que facilitarán el proceso de operación de este. El objetivo principal de este módulo es poder clasificar los documentos y capturando sus atributos en caso de ser requerido a fin de contar con la estructura jerárquica en el expediente.
Es importante considerar que el programa se está perfeccionando constantemente, por lo que este manual se irá actualizando periódicamente.
Este manual fue creado con la finalidad de brindar facilidades al usuario para el manejo del uso de la aplicación, entre otras opciones.
Se exponen los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado y permite conocer a detalle, las actividades que deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema.
Objetivo
Este manual tiene la finalidad de guiar al usuario a utilizar el Reconocimiento de Formas mediante una descripción detallada e ilustrada de las opciones y su funcionamiento.
Es de suma importancia consultar este manual antes y/o durante la operación del sistema, ya que lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones en él contenidas. Con el fin de facilitar la comprensión del manual, se incluyen gráficos explicativos.
Flujo del proceso
En este apartado se describen los requerimientos y el flujo básico del proceso que se debe seguir para poder llevar a cabo el Reconocimiento de Formas desde I&D Portal.
Requerimientos previos a la instalación y configuración
- Configuración del flujo básico del tracking que incluya el Reconocimiento de Formas, éste se hace a través de un script de base de datos
Requerimientos de instalación y configuración
- Instalar setup Reconocimiento de Formas v.9.5.3.1
- Configurar aplicativo Reconocimiento de Formas v.9.5.3.1
Requerimientos previos a la ejecución del proceso de clasificación de documentos
- Ejecutar el proceso de digitalización de expedientes vía WebScan, para posterior a este proceso poder realizar la clasificación de los documentos que conforman el expediente
Requerimientos operativos para ejecutar proceso de clasificación de documentos
- Que se encuentre al menos un expediente en estado digitalizado dentro del flujo del tracking
- Ejecutar proceso de clasificación de documentos, mismo que se define en la sección de “Reconocimiento de Formas” en este manual
Flujo del tracking en IDPortal
En este apartado se listan los diferentes estados del flujo del tracking por los cuales pueden transitar los expedientes durante el proceso de Reconocimiento de Formas desde I&D Portal.
Estados del flujo del tracking
En Retipificación, en este estado se encontrarán los expedientes cuyos documentos están siendo clasificados en el momento actual.
Retipificado, aquellos expedientes cuyos documentos fueron clasificados y cumplieron con las validaciones requeridas durante el proceso.
Rechazado en Retipificación, aquellos expedientes cuya clasificación de documentos haya presentado algún error, por ejemplo, no encontrar las imágenes de estos o no contar con todos los documentos obligatorios.
Digitalizado, aquellos expedientes que serán enviados del estado En Retipificación a reproceso, es decir, cuando por decisión del usuario no se guarde los cambios realizados al expediente o bien se decida salir de la aplicación.
Reconocimiento de formas
Para realizar la clasificación de documentos que conforman el expediente realice lo siguiente:
- Ingrese a la aplicación Reconocimiento de Formas.
Ingreso a la aplicación
Seleccionar la aplicación Reconocimiento de Formas de la carpeta que se generó a la hora de instalarse o directamente del icono que se creó en el escritorio.
- Dar clic en la aplicación, en donde mostrará la pantalla de activación de proceso
- Si en nuestra carpeta hay más de un ID.config lo primero que se hará es indicarle al programa con cuál va a trabajar como se muestra:
Enseguida, se muestra la pantalla de inicio de la aplicación, en donde se debe entrar con el mismo usuario y contraseña que se utiliza al ingresar en I&D Portal:
Dar clic en el botón Aceptar:
Si tiene más de un flujo en ese Proyecto elija con el que desee trabajar.
El aplicativo valida el usuario y contraseña ingresados, si son correctos; el sistema consulta los expedientes y si existe alguno en estado Digitalizado dentro del flujo del tracking, éste es transitado al estado En Retipificación para direccionarlo a la pantalla de reconocimiento de formas.
En caso de no existir algún expediente en estado Digitalizado dentro del flujo del tracking, el sistema enviará un mensaje informando al usuario que no existen expedientes para realizar la clasificación de documentos, al dar clic en el botón ACEPTAR del mensaje automáticamente se cerrará la aplicación de Reconocimiento de Formas.
Secciones que componen la aplicación
Apoyo en pruebas
En la pantalla Reconocimiento de Formas se pueden ver tres secciones principales, y se seccionan en Imagen, Expediente y Botones de acción.
Sección imagen
Se compone de un recuadro donde se muestra la imagen del documento seleccionado en la Sección de Documentos y en la parte superior derecha del recuadro se muestran los iconos a través de los cuales se podrá rotar la imagen o bien hacer zoom si así se requiere.
Botones para manipulación de la imagen
Con el botón izquierdo del mouse se puede arrastrar la imagen para ver un área específica de ésta.
Sección expediente
Se divide en dos secciones: documentos y captura.
Sección documentos
En esta sección se muestra el campo llave y el estatus de ese expediente, debajo de éstas se visualizan tres botones que son Salir, Regresar y Ver Observaciones, así como una lista con los documentos que conforman el expediente, a través de la cual se podrá navegar para realizar el reconocimiento de las formas y debajo se muestran los metadatos, en caso de que apliquen.
Sección tipificación
En esta sección se muestra recuadro que contiene la lista de documentos de acuerdo a la estructura jerárquica de la cual se podrá seleccionar el nuevo tipo de documento según aplique, debajo de éste se muestran los metadatos para su captura, pero sólo aquellos que apliquen al nuevo tipo de documento seleccionado.
Botoner de acción
Guardar
Este botón es para indicar que se proceda a validar y guardar el expediente en el sistema, si todo está correcto el sistema guardar los cambios y se actualiza el estado del expediente. En caso de haber algún otro expediente pendiente para realizar el reconocimiento de formas el sistema lo muestra automáticamente. Si ocurrió algún error al validar el expediente se podrá capturar motivo y rechazar expediente.
Clasificación de documentos del expediente
Al entrar a la pantalla de Reconocimiento de Formas el sistema automáticamente muestra los documentos que conforman el expediente, se posiciona en el primer documento de la lista mostrando la imagen.
Para llevar a cabo la tipificación de documentos deberá seleccionar en la jerarquía el documento que desee clasificar, esto se puede hacer con el mouse o bien con las teclas de navegación (↑, ↓, ←, →).
Al seleccionar el nuevo tipo de documento al que se desea clasificar el documento seleccionado en la jerarquía, el sistema hará una serie de validaciones al capturar los metadatos del documento, en caso de aplicar.
Al finalizar la tipificación seleccione la opción Guardar, el sistema hace la validación del expediente, avisando cualquier error sobre el expediente.
Si los documentos se encuentran correctos, el sistema mostrara al usuario el siguiente expediente de la cola o un mensaje de confirmación, indicando que el expediente se guardó en el sistema.
Asociar un documento a su respectivo padre
Cuando existe más de un documento padre al dar clic en botón Guardar mostrará el siguiente mensaje “Existen documentos sin asignar que se tienen que asociar a un padre existente” dar clic en el botón Aceptar del mensaje. Asociar los documentos al padre según corresponda.
Validaciones a los metadatos del nuevo tipo de documento
Nota: Depende del metadato seleccionado, será el error que se muestre.
- Captura de campos obligatorios
La longitud máxima y mínima del dato capturado así como, en caso de haberla, el cumplimiento de la regla (máscara).
Validaciones al nuevo tipo de documento
Si los documentos no se encuentran correctos en su validación se obtiene el siguiente mensaje de acuerdo con las validaciones que no se hayan cumplido.
Luego de aceptar aparece el siguiente mensaje que permite elegir si quiere corregir los errores presentados o rechazar el expediente.
- Si acepta corregir se queda corrigiendo los documentos.
- Si No acepta corregir los errores se rechaza expediente y aparece el motivo de rechazo.
Si acepta se guarda el rechazo.
Al dar clic en el botón aceptar, muestra al operador el siguiente expediente de la cola para ser tipificado.
En caso de guardar el expediente, y este no presente errores, el sistema notificará que el expediente ha sido guardado exitosamente.
Herencia de metadatos
Tiene como funcionalidad tomar un metadato de un tipo de documento y heredarlo a otro al momento de la Retipificación, con esta actualización el valor del metadato no se perderá.
Para que los documentos de un expediente tengan esta funcionalidad se debe insertar en la tabla “JerarquiaDocPIID” un registro por cada Expediente que se tenga en la taxonomía, con los siguientes datos:
| ExpID | TipoDocID | PIID | HotKeyRF | HeredaValorRF |
| Id del Expediente | Id del Documento, (Con 1 Id toma todos los documentos del expediente) | PIID del Proceso de Reconocimiento de Formas | 0= ninguno X= Valor para asociar teclas rápidas a tipos de documentos | 0= No hereda el metadato 1= Hereda el metadato |
Identificar el documento a Retipificar:
Retipificación del Documento, se hereda el metadato consecutivo de un documento a otro, en este caso de “Documento” a “ IFE”:
Identificar el documento a Retipificar:
Retipificación del Documento, se hereda el metadato consecutivo de un documento a otro, en este caso de “Documento” a “ IFE”:
Ver rechazos del expediente
Al seleccionar la opción Ver Rechazos se muestra una ventana con todos los rechazos de ese expediente que se hayan realizado en procesos anteriores o en ese mismo.
Nota: Para ver los rechazos de un expediente es necesario tener seleccionada en nuestro flujo la opción de EsError en cada uno de nuestros eventos.
Ver observaciones del expediente
Al seleccionar la opción Ver observaciones se muestra un mensaje con las observaciones realizadas en procesos anteriores y la posibilidad de capturar una nueva observación:
Para agregar una nueva observación se muestra la siguiente ventana, donde puede ver las observaciones anteriores y agregar nuevas.
Se muestra el detalle del número de nómina, la fecha y la observación del usuario.
Recuperar el expediente
Cuando se requiere recuperar un expediente, seleccionar la opción Recuperar y muestra un mensaje de confirmación.
Una vez confirmada la recuperación muestra una pantalla emergente donde se ingresa la causa por la cual el expediente se recupera.
Salida de la aplicación
Para cerrar la aplicación bastará con presionar el botón Salir que aparece en la parte superior izquierda en la sección documentos de la pantalla Reconocimiento de Formas.
Al dar clic en el botón SALIR el sistema muestra un mensaje de confirmación preguntando si está seguro de cerrar la aplicación.
En caso de aceptar (Sí) el expediente regresa a la cola para que sea tomado por otro operador. Esto aplica por ejemplo cuando termina una jornada y el operador se retira y no quiere continuar tipificando. Si Selecciona (No) se regresa a la Figura anterior.