Manual de usuario archivo físico

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Manual de usuario archivo físico

Introducción

El presente manual forma parte de un conjunto de instrucciones para el manejo del sistema Archivo Físico

Módulos

Registro Caja
Búsqueda de Cajas
Búsqueda de Expedientes
Préstamo de Cajas
Préstamo de Expedientes

Objetivo

El presente documento muestra, la forma en que se debe de operar cada uno de los módulos de Archivo Físico por medio de flujos.

Guarda/Caja Cerrada
Guarda/Caja Abierta Sin Detalle
Captura/Caja Abierta Con Excel Con Conciliación
Captura/Caja Abierta Con Excel Sin Conciliación
Préstamo de Cajas
Préstamo de Expedientes

Proceso registro de caja – cliente

En este proceso se da de alta las Cajas y Creación de Ordenes de Trabajo y es utilizado por el Cliente o el personal de Operaciones.

Creación de Cajas

Ingresa al Portal
Ingrese al menú Archivo_Fisico/Almacén/Registro Cajas

De clic en el botón Nueva Caja

Se mostrara la siguiente pantalla

Capture los siguiente campos y de clic en el botón Guardar
Etiqueta (Etiqueta proporcionada por Digipro)
No Caja Propia
Descripción Breve
Descripción Mayor
Fecha Desde
Fecha Hasta
Rango Alfanumérico Desde
Rango Alfanumérico Hasta.
No De Contrato
Tamaño Caja
- Carta Corta
- Carta Larga
- Oficio Corta
- Oficio Larga

Los siguientes campos son prede-llenado y esto depende del No de Contrato y el Cliente

Código de Retención
Producto
Proceso
Cliente
División
Departamento

Creación de OT

Después de crear las cajas el cliente crea la OT de Recolección. De clic en el botón Crea OT

Seleccione la caja que necesita enviar

Se mostrara el siguiente mensaje
De clic en el botón Aceptar

Se mostrara el siguiente mensaje
De clic en el botón Aceptar

Si no se selecciona alguna caja, mostrara el siguiente mensaje

De clic en cerrar

Búsqueda de cajas – cliente/coordinador

Ingrese al menú Archivo_Fisico/Almacén/Búsqueda de Caja

Este módulo se realiza la búsqueda de cajas por medio de los siguientes filtros:

Etiqueta
No Caja Propia
Descripción Menor
Descripción Mayor
Fecha Desde
Fecha Hasta
Rango Alfanumérico Desde
Rango Alfanumérico Hasta

Después de ingresar algunos de los filtro de clic en el botón Buscar
Se mostrara la siguiente pantalla

Se podrán realizar las siguientes acciones
- Historial OTS muestra porque estados ha transitado la caja (Fecha, Numero OT, TipoOT, Responsable, Contenido)

Expediente muestra el detalle de los expedientes que contiene la caja (Numero Propio, Etiqueta, descripción)

Solicitar Expediente esta opción es para realizar el préstamo de un expediente.
Solicitar Caja esta opcion es para realizar el prestamo de la caja.

Búsqueda de expedientes – cliente/coordinador

Ingrese al menú Archivo_Fisico/Almacén/Búsqueda de Expedientes

Este módulo se realiza la búsqueda de expedientes por medio de los siguientes filtros:

Etiqueta
No Expediente
Descripción Menor
Descripción Mayor
Fecha Desde
Fecha Hasta

Después de ingresar algunos de los filtro de clic en el botón Buscar
Se mostrara la siguiente pantalla
- Núm. Propio Expediente
- Etiqueta
- Estado
- Descripción
- Etiqueta Caja
- No Caja Propia
- Solicitar.

Se podrán realizar la siguiente acción
- Solicitar Expediente esta opcion es para realizar el prestamo del Expediente.

Préstamos de cajas – cliente/coordinador

Para realizar el préstamo de Cajas realice los siguientes pasos

Ingrese al menú Archivo_Fisico/Alancen/Búsqueda de Cajas

Realice la búsqueda de la caja por medio de los siguientes filtros:
Etiqueta
No Caja Propia
Descripción Menor
Descripción Mayor
Fecha Desde
Fecha Hasta

Se mostrara la siguiente pantalla

Para pedir una caja de clic en la acción Solicitar Caja
La caja se mostrara del lado superior derecha de la pantalla
- Etiqueta
- No Caja Propia
- Eliminar

La opción Eliminar sirve para quitar la caja de la opción de préstamo
Después de a ver seleccionado las cajas de clic en el botón Nueva OT
Se mostrara el siguiente mensaje

De clic en el botón Aceptar
Se mostrara un mensaje de confirmación
De clic en el botón Cerrar

Al crear la OT se enviara un correo al personal de DigiPro notificando que se está pidiendo en préstamo cajas.

Préstamos de expedientes – cliente/coordinador

Para realizar el préstamo de Expedientes realice los siguientes pasos

Ingrese al menú Archivo_Fisico/Alancen/Búsqueda de Expedientes

Realice la búsqueda de la caja por medio de los siguientes filtros:
Etiqueta
No Expediente
Descripción Mayor
Descripción Menor
Fecha Desde
Fecha Hasta

De clic en el botón Buscar
Se mostraran los expedientes

Para realizar la petición de un expediente de clic en la acción Solicitar
El expediente se mostrara del lado superior derecha de la pantalla
- Etiqueta
- Código Expediente
- Eliminar