6147 – Seguridad

La capa de seguridad dentro de la gestión de documentos se refiere a un conjunto de medidas y controles implementados para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información documental dentro de una organización. Sus principales funciones son:

1. Control de acceso: Esta función se centra en regular quién tiene permiso para acceder a los documentos digitales. Se establecen políticas de acceso basadas en roles y privilegios, lo que garantiza que solo las personas autorizadas puedan ver o editar documentos sensibles.
2. Autenticación: Verifica la identidad de los usuarios que intentan acceder a los documentos, mediante métodos como contraseñas, biometría, tokens de seguridad, entre otros, asegurando que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la información.
3. Autorización: Una vez que se autentica al usuario, la autorización determina qué acciones puede realizar en los documentos. Se establecen permisos específicos que limitan las acciones como ver, editar, imprimir, copiar o eliminar documentos, según los roles y responsabilidades de cada usuario.
4. Cifrado de datos: Esta función se utiliza para proteger la confidencialidad de los documentos mediante la conversión de la información en un formato ilegible para cualquier persona no autorizada que intercepte los datos. Esto se logra mediante algoritmos de cifrado que requieren una clave para descifrar la información.
5. Auditoría y registro de actividades: Se lleva un registro detallado de todas las acciones realizadas sobre los documentos, incluyendo quién accedió, qué cambios se realizaron, cuándo se hicieron, entre otros. Esto permite una trazabilidad completa de las actividades y ayuda en la detección de posibles violaciones de seguridad.
6. Protección contra amenazas internas y externas: Se implementan medidas para proteger los documentos contra amenazas tanto internas (por ejemplo, usuarios malintencionados o descuidados) como externas (por ejemplo, piratas informáticos, malware o ingeniería social), utilizando firewalls, software antivirus, detección de intrusiones, entre otros.
7. Gestión de parches y actualizaciones: Se asegura de que el software utilizado para gestionar documentos esté actualizado con las últimas correcciones de seguridad para mitigar vulnerabilidades conocidas y proteger contra ataques de día cero.

En resumen, la capa de seguridad en la gestión de documentos se encarga de implementar controles y medidas para proteger la información documental de una organización contra accesos no autorizados, manipulación, pérdida o robo, asegurando así la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos.