6147 – Trazabilidad

La trazabilidad en documentos digitales se refiere a la capacidad de rastrear y registrar todos los cambios, acciones y eventos relacionados con un documento a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivo o eliminación. Sus principales funciones incluyen:

1. Registro de cambios: Permite mantener un historial detallado de todas las modificaciones realizadas en el documento, incluyendo quién realizó el cambio, cuándo se realizó y qué se modificó.
2. Auditoría: Facilita la realización de auditorías y revisiones de documentos, proporcionando un registro transparente de todas las actividades relacionadas con el documento para garantizar el cumplimiento de normativas y políticas internas.
3. Seguimiento de versiones: Permite llevar un seguimiento de las diferentes versiones del documento a lo largo del tiempo, facilitando la recuperación de versiones anteriores y la comparación de cambios entre ellas.
4. Control de acceso: Proporciona herramientas para gestionar y controlar quién puede acceder, ver, editar o eliminar el documento, garantizando la seguridad y la confidencialidad de la información.
5. Firma electrónica: Permite agregar firmas electrónicas o firmas digitales al documento para validar su autenticidad, integridad y autoría, proporcionando un nivel adicional de seguridad y garantía legal.
6. Notificaciones y alertas: Ofrece funcionalidades para enviar notificaciones y alertas automáticas sobre eventos importantes relacionados con el documento, como cambios realizados, vencimientos de plazos o solicitudes de revisión.
7. Integración con sistemas de gestión documental: Permite integrarse con sistemas de gestión documental para facilitar la organización, almacenamiento y recuperación de documentos de manera eficiente.

En resumen, la trazabilidad en documentos digitales proporciona un registro completo y transparente de todas las actividades y eventos relacionados con un documento, garantizando la seguridad, la integridad y el cumplimiento normativo a lo largo de su ciclo de vida.